REGOLAMENTO INTERNO

“GEA ODV”

 

 

 

Regolamento approvato in Assemblea Straordinaria del 27/06/2019

 

 

 

Il presente Regolamento disciplina gli aspetti organizzativi interni di GEA e i diritti e i doveri dei soci e dei volontari che operano per nome e per conto dell’Associazione.

 

Inoltre il presente regolamento individua ruoli e compiti del personale volontario al fine di delineare nel dettaglio le linee organizzative ed operative non espressamente descritte all’interno dello Statuto; definisce le modalità di rimborso delle spese sostenute dai soci nei limiti prefissati dalla normativa vigente e specifica dettagliatamente quali siano le attività diverse, strumentali e secondarie previste nello Statuto all’art. 3 comma 4 e comma 5.

 

Il regolamento interno è proposto dal Consiglio Direttivo all'Assemblea ordinaria o straordinaria dei Soci, riunita secondo le modalità indicate dallo Statuto. I soci possono proporre emendamenti o aggiunte che vengono votate all'interno dell'Assemblea ordinaria o straordinaria e approvate con la maggioranza dei presenti.

 

Il regolamento interno è subordinato allo Statuto, non può quindi modificarne le disposizioni. Lo statuto può essere modificato solo dall’Assemblea Straordinaria dei Soci in cui devono essere presenti i ¾ degli aventi diritto di voto.

 

Per tutto ciò che non è specificato nel presente documento si fa riferimento allo Statuto dell’Associazione

 

 

 

 

 

TITOLO I

 

SOCI

 

 

 

 

 

Art. 1

 

La somma della quota d’iscrizione è annuale. Gli eventuali contributi straordinari, i termini di versamento e l’importo della quota annua vengono stabiliti annualmente dal Consiglio Direttivo e approvato dall’Assemblea dei soci

 

 

 

Art. 2

 

Ciascun membro dell’Associazione che ha diritto al voto può rappresentare per delega al massimo 3 soci. Le deleghe vengono affidate all’inizio della riunione al Presidente dell’Associazione che provvedere a controfirmale.

 

 

 

Art. 3

 

I requisiti per essere accolti come soci sono i seguenti:

 

-          Avere la necessaria idoneità psico-fisica in relazione all’attività da svolgere e siano in possesso dei seguenti requisiti: onestà, correttezza, rigore morale.

 

-          Aver sottoscritto per accettazione il presente regolamento

 

-          Aver sottoscritto l’autorizzazione al trattamento ed uso dati personali

 

-          Aver compilato e sottoscritto la domanda di adesione.

 

 

 

 

 

TITOLO II

 

ASSEMBLEA ORDINARIA

 

 

 

 

 

Art. 4

 

All’Assemblea Ordinaria spetta l’elezione del Consiglio Direttivo che resta in carico 2 anni e può essere rieletto fino a 4 mandati consecutivi salvo il caso in cui non si presentino nuove candidature.

 

Per le elezioni delle cariche sociali, Il Consiglio Direttivo emana un Regolamento che deve essere inviato ai soci 30 giorni prima della data fissata per la riunione dell’Assemblea.

 

L’eventuale candidatura per l’elezione a una carica sociale va comunicata per iscritto e consegnata a mano al Consiglio Direttivo o via mail.

 

Al momento della registrazione dell’Assemblea, il Consiglio Direttivo inserirà la lista dei candidati per l’elezione alle cariche sociali.  Qualora le candidature presentate non fossero sufficienti a coprire tutte le cariche previste dallo statuto sociale vanno accettate eventuali candidature nel corso dell’Assemblea.

 

 

 

 

 

TITOLO III

 

CONSIGLIO DIRETTIVO

 

 

 

 

 

Art.5

 

Il Consiglio direttivo si riunisce almeno una volta ogni 2 mesi. Ad esso partecipano:

 

-          I membri del Consiglio stesso

 

-          i Sindaci (solo su invito);

 

-          E/o altre persone, appositamente invitate, anche se estranee all’Associazione.

 

I sindaci e le persone estranee all’Associazione o comunque non membri del Consiglio non possono partecipare allo svolgimento delle votazioni.

 

 

 

Art. 6

 

Le riunioni del Consiglio direttivo sono presiedute dal Presidente in carica coadiuvato nella

 

redazione dei verbali dal Segretario. Qualora fosse assente il Presidente del Consiglio direttivo, la riunione verrebbe presieduta dal Vice Presidente.

 

 

 

Art. 7

 

Tutti i membri del Consiglio Direttivo debbono partecipare alle riunioni e in caso di assenza devono giustificarsi con anticipo, inoltre hanno l’obbligo di partecipare attivamente alle attività intraprese dall’Associazione, come impegnatosi al momento della presentazione e sottoscrittura della candidatura a tale ruolo.  I membri del Consiglio, consapevoli della serietà delle riunioni, sono tenuti a non divulgare notizie e fatti emersi. Questo divieto vale per tutte le persone eventualmente presenti. Nei casi di impedimento o di impossibilità a partecipare al Consiglio non è possibile delegare un altro Consigliere.

 

Nei casi di accumulo di più di tre assenze ingiustificate, anche non continuative, si è soggetti a diffida, da parte del Consiglio direttivo. Il reiterarsi dell’infrazione attribuisce al Consiglio direttivo la facoltà di procedere alla radiazione dall’incarico, fermi restando gli obblighi finanziari assunti precedentemente.

 

In tal caso il Consiglio surroga il Consigliere con il primo dei non eletti. La sostituzione va poi ratificata dall’Assemblea e dura fino alla scadenza del mandato del Consiglio direttivo

 

 

 

Art. 8

 

Le decisioni vengono prese mediante votazione per alzata di mano o per scrutinio segreto. Nei casi di voto  segreto, l’Assemblea provvede a nominare due scrutatori con l’incarico di contare i voti ed esporre il risultato.

 

 

 

 

 

TITOLO IV

 

CONSIGLIO DIRETTIVO

 

 

 

 

 

Art. 9

 

Il Segretario del Consiglio direttivo ha il compito di svolgere tutti gli adempimenti amministrativi e in particolare:

 

-          Provvede all’aggiornamento dell’elenco dei soci;

 

-          Disbriga le pratiche burocratiche;

 

-          Redige e conserva i verbali delle Assemblee e del Consiglio direttivo;

 

-          È responsabile della custodia e dell’ordine degli atti d’ufficio.

 

Nell’espletamento del proprio incarico il Segretario può essere coadiuvato da soci volontari.

 

 

 

 Art. 10

 

Il Tesoriere gestisce le entrate e le uscite, in particolare:

 

-          È incaricato della gestione contabile e amministrativa.

 

-          Provvede alla tenuta dei registri e della contabilità dell’Associazione, nonché alla conservazione della documentazione relativa, con l’indicazione nominativa dei soggetti eroganti.

 

-          Provvede alla riscossione delle entrate e al pagamento delle spese in conformità alle decisioni del Consiglio Direttivo

 

 

 

 

 

TITOLO V

 

VOLONTARI

 

 

 

 

 

Art. 11

 

Tutti i Volontari svolgono la propria attività liberamente e gratuitamente, rispettando ed accettando i principi dello Statuto ed il Regolamento interno dell’Associazione.

 

 

 

Art. 12

 

Il volontario gode, durante lo svolgimento della sua attività di volontariato, di una copertura assicurativa per infortuni, malattie e responsabilità civile verso terzi. In caso di sinistro egli deve presentare all’associazione notifica dell’accaduto esibendo la documentazione prevista dal regolamento della polizza. Il volontario è tenuto a versare la quota assicurativa annua e può iniziare la sua attività solo ed esclusivamente dopo la comunicazione dell’attivazione di idonea copertura assicurativa

 

 

 

Art. 13

 

Tutti i Volontari sono tenuti ad avere un comportamento degno nei confronti dell’Associazione; devono evitare comportamenti od omissioni che in qualsiasi modo ostacolino la realizzazione dei principi e delle finalità dell’Associazione. Evitare comportamenti od omissioni che in qualsiasi modo possano recare danni materiali ai locali, ai mezzi e alle attrezzature messe loro a disposizione dall’Associazione. I volontari devono prestare la propria opera nel massimo rispetto degli altri Volontari, delle persone accolte, dei Responsabili e del Consiglio Direttivo, evitando comportamenti offensivi, verbalmente e fisicamente violenti, lesivi della dignità delle persone e che pregiudichino i diritti e le libertà personali.

 

Art. 14

 

Durante l’attività il volontario è tenuto ad osservare la massima riservatezza in quanto può avere accesso a dati sensibili, il cui trattamento è regolato dalla legge sulla privacy e successive modifiche. Anche al di fuori dell’ambito associativo in riferimento a fatti, persone e informazioni di cui sono venuti a conoscenza nello svolgimento del proprio servizio è tenuto alla riservatezza

 

 

 

Art. 15

 

I volontari sono tenuti a partecipare ai momenti di formazione e di revisione dei servizi quando attivati, secondo il programma ed il calendario stabiliti dall’Associazione. Ai volontari che avranno partecipato almeno al 90% delle ore previste verrà rilasciato attestato di frequenza necessario per svolgere le attività. All’inizio della propria attività verranno seguiti da responsabili e volontari anziani e dovranno seguire le loro indicazioni fino a quando non verrà comunicato loro l’idoneità a lavorare autonomamente.

 

 

 

Art. 16

 

Ai volontari è richiesto di rispettare i turni di servizio concordati con i responsabili dell’Associazione impegnandosi a trovare un sostituto in caso di impedimento ad esser presente o di comunicare almeno 48 ore prima la propria assenza in caso non si trovi un sostituito, consapevoli del fatto che un diverso comportamento porterebbe danno al servizio ed alle persone che ne usufruiscono.

 

 

 

 

Art. 17

 

Ogni volontario ha diritto al rimborso delle spese sostenute nello svolgimento delle funzioni strettamente riferibili ai servizi, ai progetti e alle iniziative promosse dell’Associazione. Per le modalità di rimborso si rinvia al Titolo VI del presente regolamento dedicato ai rimborsi

 

 

 

ART. 18

 

Il Consiglio Direttivo può emanare provvedimenti disciplinari nei confronti del Volontario che

 

risultasse inadempiente al presente regolamento. I provvedimenti disciplinari prevedono:

 

-          Richiamo verbale, nel caso di inadempienze giudicate di lieve entità.

 

-          Richiamo scritto, nel caso di reiterate inadempienze giudicate di lieve entità e per le quali si è già provveduto a richiamare verbalmente e senza esito l’interessato.

 

-          Sospensione temporanea dal servizio, nel caso di reiterate inadempienze giudicate di lieve entità e per le quali si è già provveduto a richiamare in forma scritta e senza esito l’interessato: il periodo di sospensione dal servizio è stabilito dal Consiglio Direttivo in base al giudizio sulla gravità delle inadempienze di volta in volta riscontrate.

 

-          Sospensione a tempo indeterminato, nel caso di inadempienze gravi e lesive dello spirito associativo e dei principi sanciti dallo Statuto Sociale, che comporta la perdita dello status di volontario e di Socio in caso abbia fatto l’iscrizione anche come Socio.

 

-          Per tutti i provvedimenti disciplinari è il Consiglio Direttivo a deliberare, entro 60 giorni dalla segnalazione, l’entità della sanzione e a darne comunicazione in forma scritta all’interessato, con modalità che ne comprovino l’avvenuto ricevimento.

 

 

 

 

 

TITOLO VI

 

RIMBORSO SPESE SOCI E VOLONTARI

 

 

 

 

 

Art. 19

 

La normativa regola la qualità e l’entità massima dei rimborsi che l’Associazione GEA riconosce per le spese sostenute dai propri soci volontari. Vengono rimborsate esclusivamente le spese effettivamente sostenute e le spese non documentate non sono comunque rimborsabili.

 

Non sono ammessi rimborsi forfettari.

 

 

 

Art. 20

 

Le richieste di rimborso devono essere redatte sugli appositi moduli e presentate a mano o inviate via mail esclusivamente al Consiglio Direttivo.

 

Il responsabile delle attività per cui vengono richiesti i rimborsi ossia il Tesoriere confermerà la titolarità al rimborso apponendo la propria firma sull’apposito modulo riepilogativo delle spese sostenute dal socio volontario. Tutte le spese sostenute devono essere documentate in originale e, dopo verifica sulla rispondenza alla normativa, saranno rimborsate entro 60 giorni dalla presentazione dell’apposito modulo.

 

 

 

Art. 21

 

Vengono rimborsati, su presentazione in originale della documentazione di spesa, i costi di spostamento, in auto o con taxi, per recarsi dalla città di residenza abituale o della sede dell’Associazione a quella di svolgimento dell’attività secondo le seguenti modalità

 

-          Automezzo personale: viene rimborsata una tariffa chilometrica basata sulle tabelle ACI annuali, oltre alle spese autostradali ed i parcheggi. Il chilometraggio viene calcolato tenendo conto della reale percorrenza effettuata, utilizzando il percorso più breve

 

 

-          Taxi: vengono rimborsate le spese per l’utilizzo del taxi solo in caso di situazioni di reale disagio quali ad esempio assenza della propria auto o di quella di altro socio e quindi anche di mezzi pubblici per scioperi, etc. oppure in presenza di rischi oggettivi per la sicurezza personale. Il rimborso dovrà essere richiesto presentando la ricevuta indicante l’importo, il percorso, la data e l’ora della corsa.

 

 

 

Art. 22

 

Le spese anticipate da un volontario per conto dell’organizzazione possono essere rimborsate all’interessato semplicemente dietro presentazione dei giustificativi di spesa e utilizzando l’apposito modulo. Per spese sostenute per conto dell’organizzazione si devono considerare, ad esempio, le spese per acquisto di materiale di cancelleria, di materiali e/o attrezzature necessarie al funzionamento della organizzazione stessa, acquisto farmaci veterinari e spese per visite mediche veterinarie per i cani in carico all’associazione.

 

 

 

 

 

TITOLO VI

 

ATTIVITA’ SECONDARIE E MARGINALI

 

 

 

 

 

Art.23

 

Ai sensi e nei limiti previsti dall’art. 6 del D.lgs 117/2017 e ss.mm.ii. vengono qui definite le attività diverse, strumentali e secondarie rispetto alle attività istituzionali dell’Associazione. Esse sono:

 

-          Attività di vendita occasionali o iniziative occasionali di solidarietà svolte nel corso di fiere o in concomitanza a campagne di sensibilizzazione verso i fini istituzionali dell’Associazione come ad esempio la vendita di braccialetti fatti realizzare da terze parti.

 

-          Attività di vendita di beni acquisiti da terzi a titolo gratuito a fini di sovvenzione direttamente dall’organizzazione senza alcun intermediario come ad esempio la vendita di libri usati regalatici dalle persone

 

-          Cessione curata direttamente dall’organizzazione senza alcun intermediario di beni prodotti dai soci e dai volontari come ad esempio la realizzazione di oggetti decorati come pitture, quadri, sassi colorati etc.